历经千辛万苦、九九八十一难,当终于接收到SCI期刊的论文录用通知邮件后,许多同学的瞬时反应会有如范进中举一般兴奋,因为这意味着博士可以毕业了,工作和户口可以落实了,或者可以顺利晋升职称了。但是且慢,这个时候万里长征还差最后一步,最终胜利还未到来呢。从这个时刻,到论文最后正式发表,还有一系列的事情需要认真完成。如果处理不好这些事情,会显著性的延长论文发表时间,得不偿失,尤其对于需要拿着正式发表版本SCI论文才被允许毕业的同学们尤为重要。
论文被接收后,期刊编辑会把论文的final version发给出版商(publisher)。在这里,我们要有这个常识,国外的学术期刊,大体可以分为OA(open access)类和Non-OA类两类。
OA类期刊:在笔者的领域大多数位于欧洲,是从作者们那里收取不菲的版面费,但是读者可以随便下载的。国内不少同道经常有个错误观点,认为收取版面费的SCI期刊就是水货骗钱的,给钱就能发,其实是不对的,人家只不过是期刊的运营方式不同而已。例如这类期刊包括PLOS系列、BMC系列、Scientific Reports等期刊,有些期刊的影响因子还相当的高。当然,现在异常猖獗的英文诈骗期刊很多,许多人都经常收到这类的邮件邀请投稿,提醒大家不要上当。原则上我们选择期刊,要选择本领域熟悉和了解的期刊。对于陌生期刊,需要进行确认后才能考虑,否则容易上当。
Non-OA类期刊:该类期刊是不收作者钱的,而是从读者和出版社等处收费的。对于Non-OA期刊,论文被发表后,论文的所有权是归publisher的。这就是为什么我们的论文在Non-OA类期刊发表之后,我们不能公开传播的道理,否则会违反国外的版权法,引起一些不必要的麻烦和纠纷。
出版社收到编辑送来的论文后,通常会和通讯作者进行联系,要求作者来填写几个表格,一般是在线填写。其中一个是Copyright Transfer Agreement form:CTA,也就是同意把版权归出版社的声明。里面详细规定了出版社的种种权利等,根据期刊不同,需要通讯作者或全部作者来签名。部分期刊是在线签名即可,部分是需要打印出来表格,签名后email发给出版社。提醒一下,如果是需要所有作者签名,不可以代签,在国外这是很严重的违法行为。
另一个表格是Open Access表格。也就是即使对于Non-OA期刊来说,作者也可以选择自己花钱给出版社,然后自己的论文任何人都可以随便下载。这样的好处是,因为可以随便下载,所以日后的引用率可能会高一些。如果有同学同道特别想增加自己论文的引用率,可以考虑选择Open Access。但是OA的价格不菲,至少是1000美元或欧元以上,所以要三思而行。
还有个表格,只是部分期刊要求的,需要填写conflict of interests表格(利益冲突)和基金资助情况的。另一部分期刊只是要求把这些在论文中声明清楚就可以了。这个表格有的期刊要求在投稿的时候,每个作者都要填好签名,连同论文一起提交,否则不予处理投稿。例如,笔者领域的著名期刊Journal of Clinical Psychiatry就是这样。所以投稿前,仔细阅读投稿须知(Guide for Authors)很重要。
此外,还有个是order offprints表格。也就是因为论文的版权归出版社,严格来说作者不能随便传播自己的论文,但是出版社可以按折扣价把论文卖给作者传播使用,一般来说,作者买自己的论文份数越多折扣就越大。在许多人看来花钱买自己的论文有些可笑,但这里体现的是对知识产权的尊重。
这些表格填好提交后,出版社就会对论文进行排版,做好proof(论文校样)发给通讯作者来检查。他们会把在排版中发现的问题和错误,用queries的形式放到proof里面,要求作者来答复或修改。除了答复这些之外,作者们一定要多人逐字逐句的检查proof,看看是否有错误,一般来说都会发现或多或少的错误。有些是作者们自己不小心造成的,有些则是负责排版proof的编辑造成的。笔者曾经遭遇过负责排版的编辑把本来正确的FIGURES弄混,甚至是漏掉大段文字的情况,所以一定要多人逐字逐句仔细检查,才能最大程度地减少错误。在这个阶段,除了是排版编辑造成的错误外,原则上只允许修改拼写错误。如果涉及到增加/删除作者、或调整作者顺序,或修改Results等重大修改,一般需要送回去取得期刊主编同意才行,所以这个时候强烈不建议再动author list上面任何东西了。修改proof的时间通常给的都很短,一般是48-72小时。作者们会被告知,如果过了这个时间没有收到作者们的反馈,proof就会被按照当前的形式发表了。如果检查和修改proof的时间实在不够,通讯作者可以和排版编辑要求多给些时间,一般是没问题的。
过了修改proof的环节之后,论文才会进入发表环节。大家可以看出来,在上面这些环节中,通讯作者的责任相当重大,一定要经常检查邮件才可以,否则会耽误事情。同学们现在知道为什么接到论文录用通知后,并不意味着万事大吉了吧。
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